Hướng dẫn chi tiết về quy trình nhập khẩu đồ gỗ từ Việt Nam

Đồ nội thất bằng gỗ là một trong những sản phẩm xuất khẩu chủ lực của Việt Nam. Tỷ trọng xuất khẩu mặt hàng này chiếm gần 40% tổng trị giá xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ. Từ năm 2020 đến nay, đồ gỗ nội thất Việt Nam luôn nằm trong nhóm tăng trưởng hàng đầu thế giới với mức tăng từ 25% -30%/ năm, đặc biệt là nhóm nội thất phòng khách và nhà bếp. Từ đó dần đưa Việt Nam từ vị trí thứ 14 để trở thành nước xuất khẩu nội thất lớn thứ 6 thế giới chỉ sau 10 năm. Nội thất Việt Nam chỉ đứng sau 5 cường quốc nội thất lần lượt là Trung Quốc, Mỹ, Italy, Đức và Ấn Độ. 

Trong thời điểm hiện tại, Việt Nam có đẩy đủ yếu tố và thế mạnh để trở thành một nước xuất khẩu gỗ hàng đầu thế giới như: tài nguyên thiên nhiên dồi dào, chi phí công nhân thấp và càng ngày càng nâng cao trình độ, vị trí địa lý thuận tiện để vận chuyển hàng hoá…. Tuy nhiên, để nhập khẩu sản phẩm nội thất từ Việt Nam hợp lý và không xảy ra rủi ro, cần có một kế hoạch chi tiết về quy trình nhập khẩu. 

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, từ các bước chuẩn bị, tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy, cho đến các thủ tục hải quan và yêu cầu pháp lý. Chúng tôi sẽ giúp bạn nắm bắt được những yếu tố cần thiết để tối ưu hóa quá trình nhập khẩu và giảm thiểu rủi ro, từ đó đảm bảo sản phẩm chất lượng cao đến tay bạn một cách suôn sẻ. 

Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách

Lập kế hoạch ngân sách là bước quan trọng giúp bạn kiểm soát chi phí và đảm bảo rằng dự án nhập khẩu gỗ của bạn có lợi nhuận. Tham khảo những bước sau để lập kế hoạch ngân sách cho bạn:

• Xác định mục tiêu ngân sách tổng thể
• Phân bổ ngân sách theo hạng mục
• Nghiên cứu và dự báo giá
• Dự phòng ngân sách cho các rủi ro
• Tính toán lợi nhuận và ROI (Return on Investment)
• Theo dõi và điều chỉnh ngân sách

Để giúp bạn có thể giúp bạn lập được kế hoạch ngân sách một cách chính xác nhất, VNCommEx đã viết một bài viết tiết về hoạt động này: Hướng dẫn lập kế hoạch ngân sách nhập khẩu Gỗ từ Việt Nam

Bước 2: Lựa chọn loại gỗ

Việt Nam có nhiều loại gỗ phong phú với chất lượng tốt, phù hợp cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau, nguồn gỗ này có được từ 2 nhóm gỗ: Nhóm một là từ 4,655,993 ha rừng trồng phục vụ cho sản xuất, cung cấp gần 80% tổng lượng gỗ nguyên liệu của Việt Nam. 20% còn lại được cung cấp từ hợp đồng đối tác với các nước từ châu Phi, Lào. Do đó, khi lựa chọn gỗ cần có sự nghiên cứu hợp lý để lựa chọn gỗ phù hợp. Mỗi loại gỗ có một đặc điểm khác nhau, hãy dựa vào nhu cầu của bạn để tìm ra loại gỗ phù hợp với múc địch sử dụng hoặc kinh doanh của bạn. 

Bước 3. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Tính đến tháng 1/2024, Việt Nam có khoảng 6.000 doanh nghiệp sản xuất, chế biến gỗ. Trong đó, nhóm xuất khẩu trực tiếp (chiếm khoảng 20%) vào các doanh nghiệp có quy mô lớn trong nghành, chủ yếu là doanh nghiệp FDI. Nhóm các doanh nghiệp không xuất khẩu trực tiếp (chiếm khoảng 80%) bao gồm các doanh nghiệp gia công lại cho doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp sản xuất để tiêu thụ nội địa. Thực tế thì nếu tiếp cận được nhóm này là lựa chọn hợp lý để giúp doanh nghiệp nhập khẩu có một mức giá hợp lý. 

Ngoài ra, về đồ gỗ mỹ nghệ, Việt nam sở hữu 340 làng nghề phân bố khắp cả nước. Về đồ thủ công đan tre, có khoảng hơn 1,000 làng nghề với 85% làng nghề mây tre và 25% làng nghề đan cói, lục bình đưa sản phẩm mây đan tre Việt Nam có mặt tại hơn 130 quốc gia khác nhau. Điều này tạo ra sự đa dạng về chất lượng và sản phẩm cho đồ gỗ và các sản phẩm liên quan đến gỗ của Việt Nam. 

Do đó, ở bước tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp này, để đảm bảo bạn lựa chọn đúng đối tác nhằm đảm bảo đúng tiến độ và ngân sách đã đề ra. 

Bước 4. Thương thảo và ký kết hợp đồng

Thương thảo và ký kết hợp đồng là các bước quan trọng trong quá trình nhập khẩu gỗ từ Việt Nam. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quá trình này:

4.1. Chuẩn bị trước khi thương thảo

Nắm rõ thông tin về nhà cung cấp, bao gồm uy tín, năng lực sản xuất, kinh nghiệm, và tình hình tài chính. Điều này giúp bạn có được lợi thế trong quá trình thương thảo.

Các chứng nhận cần xem xét bao gồm: 

• Giấy phép xuất khẩu: Để xuất khẩu gỗ từ Việt Nam, nhà cung cấp cần có giấy phép xuất khẩu do cơ quan có thẩm quyền cấp. Điều này đảm bảo rằng gỗ được xuất khẩu là hợp pháp và tuân thủ các quy định của Chính phủ Việt Nam.
• Chứng nhận nguồn gốc gỗ: Theo quy định, gỗ xuất khẩu cần có giấy chứng nhận nguồn gốc hợp pháp, chứng minh rằng gỗ không bị khai thác trái phép và tuân thủ các quy định về bảo vệ rừng.
• FSC (Forest Stewardship Council): Việt Nam đang đẩy mạnh việc cấp chứng nhận FSC cho các khu rừng và sản phẩm gỗ nhằm thúc đẩy quản lý rừng bền vững. Chứng nhận này là yêu cầu cần thiết đối với nhiều thị trường quốc tế và giúp tăng cường giá trị sản phẩm gỗ xuất khẩu.

• Quyền sở hữu trí tuệ: Đối với các sản phẩm nội thất được làm từ gỗ xuất khẩu, cần đảm bảo rằng thiết kế, nhãn hiệu, hoặc bất kỳ yếu tố nào liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ đều được bảo vệ và không vi phạm luật pháp quốc tế hoặc luật pháp của Việt Nam.

4.2. Thương thảo hợp đồng

Thảo luận giá cả: 

Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình thương thảo. Bạn cần đàm phán để có được mức giá tốt nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Hãy xem xét các yếu tố như khối lượng đặt hàng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán để thuyết phục nhà cung cấp giảm giá.

Để thảo luận thu được kết quả tốt, bạn cần hiểu một chút về tính cách và văn hoá trong kinh doanh của người Việt. Người Việt ở khu vực phía bắc thường sẽ khuynh hướng kinh doanh giống người Trung Quốc, một phần do ảnh hưởng vị trí địa lý và lịch sử. Họ cẩn trọng, chi tiết và làm ăn thường dựa trên mối quan hệ. Trong khi đó, người Việt ở phía nam lại có xu hướng làm việc tốc độ, dựa theo lợi ích nhiều hơn do ảnh hưởng bởi phong cách làm ăn của người Mỹ khi quốc gia này đô hộ Việt Nam vào thế kỉ 20. 

Về các điều kiện khác trong quá trình thương thảo bao gồm: 

• Thương thảo điều kiện giao hàng: Xác định điều kiện giao hàng phù hợp với yêu cầu của bạn, ví dụ như FOB (Free On Board), CIF (Cost, Insurance, and Freight). Các điều kiện này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và rủi ro trong quá trình vận chuyển.
• Thỏa thuận về thanh toán: Thảo luận về phương thức thanh toán như L/C (Letter of Credit), T/T (Telegraphic Transfer), hoặc thanh toán sau khi giao hàng. Đảm bảo rằng điều kiện thanh toán được thiết kế để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
• Bàn bạc về chất lượng và kiểm định: Đảm bảo rằng nhà cung cấp cam kết cung cấp sản phẩm đúng với mẫu đã kiểm tra. Bạn cũng có thể yêu cầu bên thứ ba kiểm định chất lượng trước khi giao hàng.
• Thảo luận về trách nhiệm trong trường hợp phát sinh vấn đề: Quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong trường hợp có vấn đề phát sinh như giao hàng chậm trễ, hàng hóa không đạt chất lượng hoặc thiếu số lượng.

4.3. Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng

Khi soạn thảo hợp đồng xuất khẩu gỗ từ Việt Nam, có một số điểm khác biệt và đặc biệt cần lưu ý để đảm bảo rằng hợp đồng vừa tuân thủ pháp luật Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu của đối tác quốc tế. Trong hợp đồng cần có những mục sau: 

1. Điều khoản về nguồn gốc và chứng nhận gỗ
2. Điều khoản về chất lượng và kiểm định
3. Điều khoản về giao hàng và vận chuyển
4. Điều khoản thanh toán và thời hạn thanh toán
5. Điều khoản về rủi ro và bảo hiểm
6. Điều khoản giải quyết tranh chấp
7. Điều khoản về môi trường và bền vững

Bước 5. Kiểm tra chất lượng và kiểm soát (Quality Control)

Theo dõi thực hiện hợp đồng là một bước quan trọng để đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng được thực hiện đúng như đã thỏa thuận. Dưới đây là các bước cần thực hiện khi theo dõi việc thực hiện hợp đồng:

5.1. Lập kế hoạch theo dõi

• Xác định các mốc thời gian quan trọng: Ghi lại các mốc thời gian quan trọng như thời điểm giao hàng, thời hạn thanh toán, và các kỳ kiểm tra chất lượng. Điều này giúp bạn theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng một cách chính xác.
• Phân công trách nhiệm: Xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm theo dõi từng phần của hợp đồng, bao gồm việc liên lạc với nhà cung cấp, kiểm tra hàng hóa, và xử lý các vấn đề phát sinh.

5.2. Kiểm tra tiến độ sản xuất và giao hàng

• Kiểm tra nguyên liệu: Trước khi bắt đầu sản xuất, cần kiểm tra nguyên liệu gỗ để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng. Điều này có thể bao gồm kiểm tra độ ẩm, độ cứng, và xem xét bất kỳ dấu hiệu nào của sâu bệnh.
• Giám sát quá trình sản xuất: Đảm bảo rằng quá trình sản xuất tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn đã thỏa thuận. Có thể thực hiện các cuộc kiểm tra tại chỗ trong quá trình sản xuất hoặc yêu cầu báo cáo tiến độ từ nhà cung cấp.
• Kiểm tra mẫu ngẫu nhiên: Chọn ngẫu nhiên một số sản phẩm để kiểm tra chất lượng trước khi xuất khẩu. Điều này có thể giúp phát hiện các lỗi có thể xảy ra trong quá trình sản xuất.

5.3. Kiểm tra chất lượng sản phẩm

• Thuê công ty kiểm định độc lập: Sử dụng các dịch vụ của các tổ chức kiểm định độc lập để thực hiện kiểm tra chất lượng trước khi sản phẩm được giao. Các công ty này có thể cung cấp các báo cáo chi tiết về chất lượng sản phẩm, giúp bạn yên tâm hơn về tính chính xác và khách quan.
• Yêu cầu báo cáo kiểm định: Đảm bảo rằng các báo cáo kiểm định được cung cấp đầy đủ và chính xác trước khi hàng hóa được vận chuyển.

5.4. Quản lý và xử lý các vấn đề phát sinh

• Giải quyết vấn đề ngay lập tức: Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất và thực hiện hợp đồng, chẳng hạn như thiếu nguyên liệu, hàng hóa không đạt chất lượng, hoặc vấn đề về tiến độ sản xuất, cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để giải quyết. Việc xử lý kịp thời các vấn đề sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và ngăn chặn những tổn thất lớn hơn.
• Ghi lại tất cả các vấn đề và giải pháp: Đảm bảo rằng tất cả các vấn đề phát sinh và cách giải quyết đều được ghi lại. Điều này giúp bạn có căn cứ nếu xảy ra tranh chấp và cũng là bài học kinh nghiệm cho các hợp đồng tương lai.

Bước 6. Chuẩn bị tài liệu (Document Preparation)

Khi xuất khẩu gỗ từ Việt Nam, có một số tài liệu cần thiết để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi và tuân thủ các quy định pháp lý. Dưới đây là các tài liệu quan trọng mà bạn cần chuẩn bị:

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
2. Phiếu đóng gói (Packing List)
3. Vận đơn (Bill of Lading)
4. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
5. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
6. Giấy phép xuất khẩu (Export License)
7. Chứng nhận FSC (Forest Stewardship Council)
8. Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate)
9. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
10. Chứng từ liên quan đến thanh toán (Payment Documents)

Bước 7. Vận chuyển (Shipping)

Nhập khẩu gỗ và các sản phẩm liên quan đến gỗ từ Việt Nam thì bạn nên sử dụng hình thức vận chuyển bằng tàu biển. đây là hình thức vận chuyển tối ưu chi phí và thời gian cho bạn. Bạn có thể lựa chọn những cảng biển lớn tại Việt Nam như: Cảng Sài Gòn, Cảng Cát Lái, Cảng Hải Phòng, Cảng Đà Nẵng, Cảng Cái Mép – Thị Vải, Cảng Quy Nhơn, Cảng Vân Phong… 

Mặc dù vậy, bạn nên sử dụng hợp đồng trong đó nhà cung cấp tại Việt Nam sẽ thực hiện hoạt động vận chuyển cho bạn để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho hoạt động nhập khẩu.

Thời gian vận chuyển từ cảng ở thành phố Hồ Chí Minh đến các quốc gia khác nhau có thể thay đổi tùy thuộc vào phương thức vận chuyển, thời tiết, và các yếu tố khác. Tuy nhiên, dưới đây là thời gian vận chuyển ước tính cho các tuyến đường biển chính: