Trong hầu hết trường hợp, các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ thường dành toàn bộ thời gian để phát triển và tìm kiếm sản phẩm hấp dẫn trên thị trường. Họ lựa chọn nguồn cung ứng với mức giá cạnh tranh nhất để đặt hàng, sau đó, cân nhắc các rủi ro liên quan đến thủ tục và tiến hành sản xuất. Khi hàng xong, họ tự tin rằng mình có thể kiểm soát toàn bộ khâu đặt hàng bằng cách đặt vé máy bay đến Việt Nam với giá khoảng 500 – 1,000 USD để tự mình kiểm tra hàng hoá. Sự thật rằng cách làm này có thể giúp bạn đảm bảo hàng hoá đạt chuẩn trước khi xuất kho và kiểm soát hoàn toàn quy trình vận chuyển. Nhưng, nếu khi kiểm hàng, sản phẩm không đáp ứng được kì vọng thì sẽ như thế nào ? Bạn sẽ lại phải đợi họ chỉnh sửa lại những lỗi sai từ khâu thiết kế, sẽ lại tốn một khoảng thời gian dài để ra mắt thị trường, chi phí cơ hội là cực kỳ lớn. Hơn hết, nếu sản phẩm sai sót quá nhiều và dẫn đến mất niềm tin, bạn sẽ mất khoản thanh toán trước đó và lại một lần nữa đi tìm nhà cung cấp mới.
Có thể bạn quan tâm:
- Xuất khẩu dệt may của Việt Nam trước khi Tổng thống Donal Trump nhậm chức
- Những nước nhập khẩu giày dép Việt Nam nhiều nhất
1. Nguyên tắc DVT, EVT, PVT và DFM
Giải thích tóm gọn DVT, EVT, PVT, và DFM là các thuật ngữ thường được sử dụng trong quá trình phát triển sản phẩm, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất điện tử và thiết bị công nghiệp. Trong đó:
EVT (Engineering Verification Testing): Làm thử, xem có đúng ý tưởng chưa.
DVT (Design Verification Testing): Kiểm tra bản thiết kế đã chuẩn chưa.
PVT (Production Validation Testing): Kiểm tra xem sản xuất hàng loạt có ổn không.
DFM (Design for Manufacturing): Thiết kế sao cho dễ sản xuất.
Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng đặt hàng sản xuất những sản phẩm căn bản, sẵn có. Các sản phẩm mới sẽ liên tục được đưa vào sản xuất hoặc bạn sẽ luôn tìm nguồn cung ứng mới với mức giá và chất lượng tốt hơn. Do đó, để đảm bảo hiệu quả, thông thường bạn chỉ nên sản xuất khoảng 3 -10% đơn vị trong một vài lần sản xuất thử nghiệm (EVT, DVT,PVT). Mục đích là để kiểm tra và gỡ lỗi các quy trình, đồng thời phát hiện ra các vấn đề trước khi bạn tin tưởng hoàn toàn vào xưởng sản xuất để đưa 90% còn lại vào quy trình. Những lỗi rất hay gặp trong giai đoạn này thường chủ yếu liên quan đến thiết kế và chất lượng không đồng nhất ở tầm 30% lô hàng đầu do công nhân chưa quen tay nghề.
Đối với DFM (Thiết kế cho sản xuất), có một công thức toán học đơn giản: (Sản xuất) — (DFM) = Thất bại. DFM là một phần của quá trình phát triển sản phẩm. Các kỹ sư và nhà thiết kế của bạn phải biết loại thiết kế và giải pháp nào có thể mở rộng và đáng tin cậy cho sản xuất. Lựa chọn và quyết định của họ ảnh hưởng đáng kể đến tỷ lệ sản phẩm lỗi ra khỏi dây chuyền sản xuất.
Nên nhớ là không có quy trình nào hoàn hảo vì thế giới không tồn tại sự hoàn hảo, đừng bao giờ đặt hoàn toàn niềm tin vào nhà sản xuất kể cả họ có 50 -100 năm kinh nghiệm. Do đó, hãy luôn kiểm soát mọi thứ hoặc thuê người giúp bạn. Có nhiều yếu tố chính và yếu tố phụ có thể xảy ra sai sót, ví dụ như họ thay đổi giám đốc sản xuất mới hay dây chuyền mới, dẫn đến họ không quen việc hay có những khách hàng lớn hơn khiến họ phân tâm và không hoàn toàn tạo ra sản phẩm tốt nhất cho bạn. Những yếu tố đó thường liên quan đến con người, thiết bị, quy trình, vật liệu hay các nước châu Âu và Mỹ sẽ thường quan tâm đến cả môi trường và phát triển bền vững.
2. Xác định phương pháp kiểm soát chất lượng
Bước quan trọng đầu tiên trong quy trình kiểm soát chất lượng là Kiểm tra trước khi sản xuất (PPI). Kiểm tra này diễn ra trước khi bắt đầu sản xuất hàng loạt và được thiết kế để xác minh rằng năng lực sản xuất của nhà cung cấp phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm. PPI bao gồm đánh giá về nguyên liệu thô, thành phần và quy trình sản xuất. Bằng cách tiến hành PPI, các doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn ngay từ đầu quy trình sản xuất và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để ngăn ngừa lỗi sản phẩm.
Giai đoạn tiếp theo trong quy trình kiểm soát chất lượng là Kiểm tra trong quá trình sản xuất (DUPRO). DUPRO được tiến hành trong quá trình sản xuất, thường là khi 20–50% sản lượng đã hoàn thành. Kiểm tra này tập trung vào việc xác định và sửa lỗi ngay từ đầu chu kỳ sản xuất, đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn bắt buộc.
Có rất nhiều nguyên tắc khác nhau để áp dụng, ví dụ, dựa trên các tiêu chuẩn rõ ràng được thiết lập như ISO, ASTM, HACCP, hoặc các tiêu chuẩn quốc gia. Nguyên tắc khác là áp dụng những tiêu chuẩn hiện đại nhất đang được ứng dụng trong việc quản lý các dự án công nghệ thông tin để đem vào quản lý hàng hoá. Tại sao lại như vậy ? Vì quy trình kiểm soát các project liên quan đến ứng dụng, phần mềm là cực kì chi tiết, vì một đoạn code lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Do đó, nếu đem vào được trong quy trình kiểm soát hàng hoá, sẽ luôn đảm bảo bạn nhận được hàng hoá tốt nhất.
Các nguyên tắc khác có thể áp dụng bao gồm: PDCA (Plan-Do-Check-Act), Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Six Sigma, ISO 9001
Danh sách kiểm tra gần như là từ đồng nghĩa với kiểm soát chất lượng, danh sách này sẽ được đem vào UAT Testing với mục đích là nếu chỉ 1 trong 100 bước test sản phẩm từ chuyên gia không được thông qua, sản phẩm cũng chưa được xác nhận là hoàn thành. Các quy trình và danh sách kiểm tra này cần được phát triển từ lúc bắt đầu đến lúc hình thành sản phẩm, dựa theo những hiểu biết trong quá trình phát triển và hình thành. Bạn cũng cần kiểm soát kĩ list danh sách kiểm tra này, nếu bạn vô tình bỏ sót một thứ gì đó khỏi danh sách — đừng đổ lỗi cho bất kỳ ai khác ngoài chính bạn.
3. Tin tưởng vào số liệu
Các nhà máy có thể nói với bạn rằng họ có các phương pháp và quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ, họ có thể hứa hẹn vẽ vời về tỉ lệ lỗi 0%. Mặc dù những điều đó là có thể, nhưng không nhiều nhà máy có thể thực hiện được điều đó, đặc biệt là với những quốc gia đang phát triển như Việt Nam. Họ chỉ đang cố gắng tìm mọi cách chiến thắng cuộc đấu thầu với đối thủ.
Trong một bối cảnh khác, một trong những khách hàng của tôi đã chia sẻ vấn đề với một nhà cung cấp đang giao một thùng đựng quần áo lụa. Đáng buồn thay, 60% bản in không chính xác và màu sắc bị phai chỉ sau một lần giặt. Vì người mua đã nhận hàng nên nhà cung cấp từ chối bồi thường và chỉ đề nghị in lại đơn hàng. Điều này buộc người mua phải bán giảm giá hàng hóa bị lỗi, dẫn đến thua lỗ đáng kể. Đáng nói ở đây là khi tiến hành đàm phán, họ đưa ra một mức giá cực kỳ tốt, các sản phẩm mẫu cực đẹp nhưng thành phẩm nhận lại khác hoàn toàn. Khách hàng của tôi lúc đó ở xa, và bị dụ hoặc tin tưởng hoàn toàn nhà máy đó, dẫn đến rất nhiều vấn đề xảy ra.
Vậy làm sao để giảm thiểu rủi ro ?
Để ngăn ngừa những tình huống như vậy, bạn nên thực thi các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng mạnh mẽ. Các hợp đồng được thiết kế để giữ lại ít nhất 40% khoản thanh toán cho đến khi Kiểm tra chấp nhận của người dùng (UAT) hoàn tất, đảm bảo rằng sản phẩm được giao đáp ứng mọi thông số kỹ thuật đã thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu. Nếu có sự chậm trễ, bất kỳ sự gia hạn nào cũng phải được thỏa thuận chung, nếu không sẽ có những hình phạt phù hợp.
Bên cạnh đó, quy trình kiểm tra mẫu cũng phải cực kỳ tỉ mỉ. Nếu bạn có 10,000 chiếc áo phông cần sản xuất, nhà máy sản xuất 500 áo đầu tiên và tỉ lệ lỗi đến 10% (50 áo), bạn sẽ phải tiếp tục kiểm tra 200 áo nữa sau khi yêu cầu họ thay đổi. Giả sử tỷ lệ lỗi vẫn là 10%, phải sửa đổi ngay quy trình sản xuất và khắc phục lỗi đó ngay lập tức, tiếp tục tiến hành kiểm tra sau 100 -200 áo nữa theo quy trình mới. Giả sử tỷ lệ vẫn giữ nguyên, nếu một nhà máy sẵn sàng giảm giá 10% cho hóa đơn cuối cùng, thì điều đó không sao do họ hiểu điểm yếu của họ nằm ở đâu và sẵn sàng hy sinh lợi nhuận cho bạn khi họ không thể khắc phục trong ngắn hạn.
Nếu không, kể cả có phải kiểm tra từng sản phẩm, bạn vẫn phải làm và yêu cầu họ bồi thường toàn bộ hàng lỗi trước khi gửi hàng ra cảng. Bởi nếu bạn chấp nhận hàng đi, và phát hiện hàng lỗi trong quá trình bán hàng, rất khó để họ bồi thường cho bạn vào lúc đó, và hơn nữa là nó sẽ ảnh hưởng đến quá trình phát triển các sản phẩm khác sau này.
Có rất nhiều tình huống và kịch bản khác phụ thuộc vào tính cấp bách, khiếm khuyết cụ thể, tỷ lệ khiếm khuyết và những yếu tố khác. Cuối cùng, điều quan trọng là cách đàm phán của bạn với nhà máy sẽ kết thúc như thế nào.
4. Đừng bao giờ sử dụng một nhà cung cấp
Nike đang có 155 nhà máy tại Việt Nam trong danh sách các nhà cung cấp của mình, Decathlon có 39 nhà sản xuất cấp một và 61 nhà sản xuất cấp 2, Uniqlo có 80 nhà máy với 240,000 lao động liên quan.
Thực tế thì khái niệm đa dạng hoá nhà cung cấp không hề mới. Điều này giúp các doanh nghiệp lớn luôn chủ động nguồn hàng, chất lượng và có được mức giá cạnh tranh nhất khi các nhà cung ứng luôn phải tìm cách tối ưu hoá chi phí nhằm cạnh tranh với nhau. Hơn nữa, phương pháp này còn làm giảm thiểu rủi ro gặp phải liên quan đến chính trị, pháp luật bởi nếu chỉ làm với một nhà cung cấp, bất kể vấn đề gì xảy ra khiến nhà máy của họ đình trệ, bạn sẽ đều gặp phải những vấn đề cực kỳ lớn. Để lựa chọn các nhà cung cấp có nhiều phương pháp khác nhau, dưới đây là hệ thống đánh giá nhà cung cấp của Decathlon bao gồm:
– Đánh giá Trách nhiệm xã hội – Human Responsibility in Production
– Đánh giá Môi trường – Environmental
– Đánh giá Chất lượng – Quality
– Đánh giá Chuỗi cung ứng – Supplier Supply Evaluation
– Đánh giá Tiêu chuẩn quy trình sản xuất Decathlon – Decathlon Process Requirement
– Đánh giá Năng lực Phòng Kỹ thuật – Technical Sharing Project
– Đánh giá Vận hành xuất sắc – Operational Excellence
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ cần các phương pháp liên quan đến năng lực kĩ thuật, chất lượng, quy trình sản xuất là đủ.
5. Tôn trọng nhà cung cấp của bạn
Không tin tưởng hoàn toàn không có nghĩa là bạn được coi thường nhà cung cấp của bạn, không tin ở đây là luôn giữ vững trạng thái trung lập và cảnh giác để đảm bảo doanh nghiệp có lợi nhất khi làm việc với các nhà máy từ châu Á. tuy nhiên, hãy cẩn thận khi gây áp lực cho các nhà cung cấp của bạn ở châu Á, đặc biệt nếu họ là các nhà máy.
Nếu lô hàng của bạn nhỏ so với những đơn hàng hiện có của nhà máy đó, họ còn cảm thấy bạn khó gần, không tạo ra tiềm năng và liên tục gây sức ép cho họ, nhà máy có thể thực hiện một số cắt giảm ở chỗ này chỗ kia hoặc đơn giản là loại bỏ bạn. Họ cũng có thể chấp nhận đơn đặt hàng của bạn, nhưng sau đó nhận được đơn đặt hàng lớn hơn thì trì hoãn đơn đặt hàng của bạn với nhiều lí do khác nhau mà bạn hoàn toàn không thể hiểu hết để phản biện được, vì nó liên quan đến kỹ thuật.
Các doanh nghiệp châu Á, đặc biệt là Hàn Quốc, Trung Quốc, Việt Nam, Nhật Bản cực kỳ thích nói chuyện công việc trên bàn ăn khi họ uống bia rượu. Họ cho rằng những lúc này người ta sẽ thật lòng nhất, đàn ông khi uống rượu mới dễ dàng nói chuyện sâu hơn. Do đó, nếu có cơ hội sang tận nhà máy, hãy sẵn sàng đi uống rượu cùng họ, dù chỉ một chút để cho thấy thiện ý, những lúc đó bạn cũng dễ dễ dàng nhận được nhiều thông tin bổ ích hơn nếu họ cảm thấy thích bạn. Điều này là không bắt buộc nhưng nên làm để tạo sự đồng điệu và gắn kết. Và thông thường, những buổi tiệc kiểu vậy các xưởng nhà máy sẽ hoàn toàn mời bạn để tỏ thiện chí, bạn hãy sẵn sàng nhận nó nhưng đáp lại bằng một lời hứa hẹn sẽ mời họ bữa ăn khác nhằm tỏ ra rằng bạn muốn kết nối lâu dài với họ.
Kết luận
Giá sản xuất của Việt Nam rất rẻ, với rất nhiều doanh nghiệp có tiềm năng trở thành một trong những công xưởng lớn nhất Đông Nam Á. Tuy nhiên các nhà máy ở đây chủ yếu là nhà máy vừa và nhỏ, do đó, quản lý chất lượng vẫn là yếu tố quan trọng khi tiến hành đặt hàng tại đây.
Xem thêm bài viết: So sánh nguồn cung ứng từ Trung Quốc, Việt Nam, Ấn Độ và Bangladesh
